5 pasos para automatizar la identificación de muestras en su laboratorio

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Automatizando la identificación de las muestras, los laboratorios que gestionan grandes volúmenes liberan mucho tiempo en la gestión de la rutina, que puede invertirse en la investigación. Desde MicroPlanet queremos recomendarle 5 pasos para automatizar la identificación de muestras en su laboratorio de forma eficaz.

Un mayor volumen de muestras demanda de un sistema de identificación y etiquetado más rápido y seguro

¿En su trabajo habitual en el laboratorio maneja un número cada vez mayor de muestras? Si es así, sus métodos actuales de identificación y seguimiento de muestras pueden resultar limitados, obsoletos, ineficaces. Y requerir demasiado tiempo de proceso, porque no se diseñaron para hacer frente a volúmenes más elevados de trabajo.

El siglo XXI promete ser el siglo de la biología, con avances en nuestra comprensión del mundo vivo que generarán cambios drásticos en la forma de diagnosticar, tratar y curar las enfermedades. La base de estos avances es la investigación en todos estos campos. A medida que éstos se consiguen, se incrementa el procesamiento de muestras biológicas como trabajo de base en todo estudio biológico.

Hoy en día, muchos de estos laboratorios se enfrentan a la posibilidad, e incluso a la probabilidad, de que los métodos habituales de identificación, seguimiento e informe utilizados (normalmente manuales) resulten insuficientes. Lamentablemente, el incremento de los estudios y de los análisis realizados rara vez se acompañan del incremento de personal técnico.

Un proceso automatizado de identificación de muestras, integrado en un SGIL (Sistema de Gestión de Información en Laboratorio o como se conoce en su acrónimo inglés LIMS, Laboratory Information Management System) y conectado a un sistema de creación de etiquetas le permitirá afrontar más fácilmente un número creciente de muestras.

Este proceso permite imprimir automáticamente etiquetas de identificación de tipo técnico a partir de la información asociada a su LIMS desde el momento de la llegada de la muestra al laboratorio en su envase primario. Además permitirá generar posteriormente nuevas etiquetas de identificación para sus submuestras o alíquotas para la analítica y posterior criopreservación si fuera necesaria.

No obstante, si su laboratorio es de tipo pequeño o medio y/o no cuenta con un sistema LIMS integrado, puede abordar igualmente la automatización de la identificación de sus muestras como un primer paso de gestión optimizada. Tenemos la solución para ello.

5 pasos para automatizar la identificación de muestras en su laboratorio

¿Cuál es el procedimiento para configurar un sistema de identificación automática de muestras? Lo hemos resumido en cinco simples pasos.

Paso 1: Seleccionar una etiqueta conveniente para la identificación de su muestra

• ¿Qué envases o recipientes de muestra utiliza?
• ¿A qué procesos físico-químicos están expuestos estos contenedores (tubos, viales, botellas) en su laboratorio?
• ¿Necesita que sea duradera (almacenamiento en refrigeración, congelación, ultracongelación) durante mucho tiempo?
• ¿La muestra será destruida después de su análisis?

Elegir la etiqueta ideal es un buen punto de partida y es clave para configurar la identificación de muestras automatizada. Para elegir la etiqueta de identificación más duradera para sus muestras, debe enumerar los contenedores de muestras que utiliza y las condiciones a las que estarán expuestos.

Los envases de muestreo pueden ser de plástico o vidrio, planos o redondos, con superficie lisa o rugosa, y tener varias formas y dimensiones. Las características del contenedor de muestra ayudan a determinar cuál será el adhesivo óptimo y el tipo del sustrato (superficie de impresión) más apropiado y nos permitirán, por lo tanto, elegir la mejor etiqueta para su laboratorio.

A continuación, defina las condiciones ambientales a qué se expondrán los diferentes tipos de envases durante el almacenamiento y procesamiento. Almacenamiento en nitrógeno líquido, almacenamiento en el congelador, productos químicos utilizados, tinción, esterilización en autoclave: todos ayudan a decidir qué etiqueta será más eficiente para identificar sus muestras.

La Guía de Identificación de Muestras de Brady le permitirá seleccionar las mejores y más duraderas etiquetas para su laboratorio específico.

Paso 2: Bienvenido al cambio: reemplace las etiquetas manuscritas por etiquetas impresas

• Seleccione una impresora de etiquetas óptima, de calidad y versátil, en función del volumen de trabajo actual y futuro, como la impresora de etiquetas BBP™12.
• Utilice códigos de barras o códigos 2D (Datamatrix o QR) en las etiquetas de identificación de muestras. El coste de impresión será el mismo que si no lo hace y desde el minuto cero tendrá implantado el código elegido en sus etiquetas de identificación.

Las etiquetas impresas ofrecen importantes ventajas sobre las manuscritas. El texto impreso hace que las etiquetas sean legibles para todos, no solo para aquellos que conocen la escritura del técnico. Además, si el técnico que  la escribió ya no está en el laboratorio y es de difícil lectura, se convierte en un proceso de interpretación imaginativa por parte del lector.

Además, nuestras impresoras Brady utilizan diferentes tintas, fruto de años de investigación, desarrolladas especialmente para resistir sustancias químicas (alcoholes, disolventes, etc.) o temperaturas extremas en el ecosistema del laboratorio.

Al incorporar una impresora de etiquetas en su laboratorio, las etiquetas manuscritas se convierten rápidamente en una cosa del pasado. Habrá un antes y un después en su implementación. El tipo de impresoras Brady que recomendamos, pequeñas y fáciles de usar, generan etiquetas perfectas y nítidas que pueden soportar el almacenamiento y procesamiento sin riesgo de decoloración o manchas ni pérdida de adhesión.

Esta durabilidad y alta calidad de impresión le permiten agregar códigos de barras o 2D que permanecen legibles para siempre. A su vez, los códigos de barras permiten a los técnicos disponer rápidamente de más información que la del simple número de muestra a través de la propia etiqueta. Téngalo en cuenta a la hora de imprimir su etiqueta: todos acabaremos usando los códigos como una herramienta rutinaria en el laboratorio.

Paso 3: Crear diferentes plantillas de etiquetas según el tipo de muestras tratadas

• Seleccione un software de creación e impresión de etiquetas, como WorkStation o LabelMark de Brady
• Cree una plantilla de etiqueta para cada tipo de contenedor de muestra.

Elija el software de creación de etiquetas que mejor le permita crear plantillas para contenedores de muestras específicos. Decida dónde se debe imprimir la información y dónde se deben agregar los códigos de barras o los códigos 2D. Asegúrese de que la plantilla de etiqueta sea compatible con su contenedor de muestra y guárdela como base para la creación futura de etiquetas.

Un software profesional de creación de etiquetas, como Workstation o LabelMark , incluye plantillas de identificación de muestras predefinidas, listas para usar en cualquier laboratorio. Ambs son muy fáciles de utilizar y son igualmente muy intuitivos. Entre otras características, permiten la serialización, la importación de datos desde un archivo Excel o Acces, e incluyen una biblioteca de símbolos utilizados frecuentemente en los laboratorios.

Paso 4: Implementar escáneres (lectores) de códigos

• Determine dónde leer y volcar la información de las muestras.
• Seleccione escáneres de código de barras acorde con el tipo de código escogido.

Registre cada área en que planee escanear o ingresar datos de la muestra, para determinar dónde se necesitan los escáneres y cuáles serán sus requisitos. Anticipe la distancia de escaneo más adaptada a sus propósitos, elija escáneres inalámbricos o seleccione su método de conexión (USB, Serial, Keyboard Wedge,…). Determine si usará escaneo omnidireccional de manos libres o escáneres manuales simples, con o sin pistola, que incorporen o no pantalla propia de lectura, etc.

La lectura de códigos de barras le permite ingresar datos de manera más rápida y precisa. Se vuelve innecesario volver a teclear el mismo número de muestra en la estación de trabajo, ahorrándole tiempo y eliminando los errores de transposición. También es posible escanear muestras e instrumentos para establecer puntos de control de proceso.

Paso 5: Integrar la información en un LIMS (Sistema de Gestión de Información en Laboratorio)

• Exporte la información de las muestra desde un sistema LIMS.
• Automatice la impresión de etiquetas de muestras, gracias a la aplicación de automatización de datos Brady Workstation.

Utilice la aplicación de automatización de datos Brady Workstation para implementar la impresión automatizada de etiquetas de muestra, utilizando la información de un SGIL o LIMS. La automatización de datos utiliza plantillas de etiquetas Workstation o LabelMark 6 y archivos de tipo *.csv exportados desde un sistema ERP, como un LIMS.

Permite configurar varios canales de impresión que envían información seleccionada previamente a una plantilla de etiqueta predeterminada. E imprimirse en la impresora elegida cargada con los consumibles apropiados. Una vez configurada, la aplicación de automatización de datos puede imprimir automáticamente una etiqueta cuando el SGIL recibe información sobre una muestra recién llegada al laboratorio.

El proceso automatizado de identificación de muestras

Una vez se han completado estos cinco pasos, los técnicos del laboratorio solo tienen que ingresar la información de la muestra una vez en un LIMS. Se activará la impresora e imprimirá una etiqueta de acuerdo a una plantilla de etiqueta predeterminada.

Si solo se usa una impresora, los técnicos de laboratorio deben verificar que se haya cargado el consumible correcto; por supuesto, es posible disponer de varias impresoras dedicadas en caso que se necesiten diferentes tipos de etiquetas (diferentes contenedores de muestras) que facilitarán el trabajo cuando exista un volumen considerable de muestras y contenedores.

Una vez identificada la muestra, la etiqueta técnica Brady que le recomendaremos seguirá siendo perfecta y legible durante todo el almacenamiento y procesamiento de la muestra.

Su impresión precisa y nítida le permite imprimir información y códigos de barras de tamaño muy pequeño que, a su vez, permiten acceder a más información asociada. Al combinarse con un LIMS, escanear un código de barras de muestra puede incluso proporcionar un vínculo directo a un estudio o documento de investigación.

Esperamos que esta pequeña recomendación de los 5 pasos para automatizar la identificación de muestras en su laboratorio le haya resultado útil. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información al respecto: el software de creación de etiquetas de laboratorio, la etiqueta de muestra más duradera, las impresoras de etiquetas de calidad o para recibir nuestro libro de identificación de muestras. Estaremos encantados de ayudarle.

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